בעל עסק, עצמאי או פרילנסר לא חייבים להחזיק באתר אינטרנט כדי להיות בעלים של מייל עסקי. יש חשיבות רבה למייל עסקי המשדר מקצועיות, רציניות ומיתוג שלכם עבור מי שאתם מתקשרים איתם עסקית. אפשר לפתוח מייל עסקי לבד בתוך דקות בודדות ובעלות של פחות מ 10 ₪ לחודש.
פתיחה של מייל עסקי היא דבר בסיסי שכל מי שעושה עסקים זקוק לו. יש משמעות למייל עסקי שנושא את שם העסק שלכם או השם שלכם לעומת מייל גנרי של WALLA, GMAIL או HOTMAIL.
איך לפתוח מייל עסקי בפחות מ – 10 שקל לחודש?
כדי לפתוח מייל עסקי בכוחות עצמכם, במהירות ובעלות חודשית סמלית בלבד אתם זקוקים לכך:
- שם מתחם (דומיין) – כתובת האתר שלכם ו/או המייל שלכם
- שרת אחסון אתרים – עליו נאחסן את תיבת המיילים העסקית
- חיבור בין שם המתחם ושרת האחסון
- יצירת המייל בשרת האחסון
- ייבוא של המייל לאו OUTLOOK GMAIL (לא חובה אך מומלץ)
כל השלבים הללו יובילו אתכם בסיום התהליך בתוך דקות ספורות להיות בעלים של דואר אלקטרוני לעסק שלכם.
קניית דומיין
השלב הראשון הוא קניה של דומיין שמתאים לכם ויכול לשמש ככתובת מייל ו/או כתובת אתר עבורכם (בהמשך אם תירצו בכך). דומיין חייב להיות בעל משמעות ולכן כדאי לחשוב לפני רכישה שלו מאחד מספקי הדומיינים ברשת האינטרנט.
ראשית כל כדאי שיהיה זה דומיין בסיומת ישראלית, כלומר סיומת CO.IL ומעבר לכך בעלת הקשר לשם העסק שלכם, השם שלכם או העיסוק שלכם. לבחור דומיין של JDFHKJD.CO.IL לא יתאים לעורך דין מחיפה בשם רמי לוי. דומיין מתאים עבור דואר אלקטרוני לעורכי דין יכלול למשל את המילה LAWYER או LAW ולכן דומיינים אפשריים ומכובדים יהיו: RamiLeviLawyer או LeviLaw.co.il וכן הלאה. המייל יהיה לאחר מכן: [email protected] וכדומה.
דומיין עולה כ – 70 ₪ עלות שנתית חד פעמית שיש לחדש פעם בשנה.
אחסון אתרים
תיבת המייל שלכם חייבת לאחסן את המיילים הנכנסים ואף היוצאים שלכם במקום כלשהו ולכן אתם זקוקים לשרת אחסון. אפשר לבחור בין שרתים בחוץ לארץ ושרתים ישראליים ואנו ממליצים לתת עדיפות לשרת אחסון ישראלי שסביר ויעלה לא יותר מכמה שקלים לחודש אחסון עבור תיבת המייל שלכם.
חשוב לוודא שיש במסגרת חבילת האחסון שבחרתם גם מערכת ניהול שתאפשר לכם לפתוח בקלות את כתובת המייל הרצויה לכם ולנהל את תיבת המייל שלכם דרכה בנוחות. סביר להניח שתקבלו זאת בכל חברת אחסון אתרים שמכבדת את עצמה.
חיבור של הדומיין לשרת אחסון
השלב הבא מעט טכני אבל כל אחד יכול לעשות זאת בכוחות עצמו. שרת האחסון שלכם הוא בעל כתובת שמזוהה ברשת האינטרנט. עליכם להגדיר את הכתובת הזאת במערכת הניהול בה רכשתם את דומיין כדי שייווצר חיבור בין השניים. בדרך זאת כל מה שקשור לדומיין יגיע לשטח האחסון שלכם בשרת האחסון.
פתיחת מייל בשרת האחסון
השלב הבא קל יחסית. אתם נכנסים למערכת הניהול של שטח האחסון ובוחרים "הגדרת מייל חדש". כאן תוכלו לבחור את כתובת המייל שמתאימה לכם (כמו בדוגמא בהתחלה) ולאשר. זהו, יש לכם מייל על שרת האחסון והוא מקושר לשם המתחם שלכם.
הגדרות של המייל ב GMAIL או OUTLOOK
רוב בעלי העסקים היום עושים שימוש בתיבת מייל של GMAIL. האחרים עושים בד"כ שימוש במערכת OUTLOOK הוותיקה יותר. בשני המקרים תוכלו להגדיר את המייל שיצרתם כדי שתוכלו לנהל את התקשורת שלכם מול שותפים עסקיים, לקוחות או ספקים באמצעות המערכת שאתם רגילים אליה.
בשני המקרים יש לכם אפשרות להיכנס ל "הגדרות" ולהגדיר מייל חדש שברשותכם. הדבר דורש מעט הבנה טכנית אבל בעקרון כל אחד יכול לעשות זאת עצמאית. יש למצוא בפרטי חברת האחסון שלכם את הגדרות המייל שיצרתם קודם לכן (אתם תעברו לעמוד שמכיל זאת). שם תמצאו הגדרות POP3 ו SMTP. את אלו תעתיקו למקום המתאים במערכת ניהול המיילים שאתם עושים בה שימוש בצירוף כתובת המייל שלכם. בתוך שניות אמור להתבצע קישור בין השניים ותוכלו לקבל ולשלוח מייל מהמערכת החביבה עליכם.
זהו, יש לכם מייל עסקי פעיל תחת שם המותג שלכם ובמערכת ניהול מיילים שנוחה לכם.
המאמר נכתב בשיתוף עם חברת Sweethome אשר מעניקה שירותי אחסון אתרים לעסקים, חברות וארגונים בפריסה ארצית. Sweethome מתמחה בניהול מערכי שרתים מורכבים (שירותי סיסטם, הקמה של שרתי קבצים, שרתי VSP בענן וכדומה).