מהם שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ? 

שירותי אדמיניסטרציה בעסקים מנוהלים לרוב על ידי פקידה או מחלקה שנועדה לכך. כאשר העסק הוא של אדם אחד או עסק עם עובדים פרילנסרים וכדומה (על פי צורך), טיפול אדמיניסטרטיבי נופל על כתפיו של בעל העסק. כאשר הוא מתקשה בכך יש לו תמיד את האפשרות לשכור שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ. על כך בכתבה שלפניך.

כל בעל עסק קטן יודע שהכול נופל על הכתפיים שלו. ברוב המקרים השירות החיצוני היחיד שקשור לעסק שלו יהיה הנהלת חשבונות, ויש כאלו שגם את השירות הזה אין להם, והם עמלים להגיש את הניירת לתשלום המע"מ בכוחות עצמם.

העומס, הלחץ והעדר הזמן לטיפול אדמיניסטרטיבי איכותי יכול לפגוע בהצלחה של העסק או להנמיך את רף ההכנסות ו/או הרווחיות שלו. דווקא אם מוצאים את הדרך לטפל בעניינים "משרדיים" שכאלו בצור היעילה ונכונה, גם אם בתשלום, אפשר להרוויח מכך הרבה יותר בטווח הארוך.

בדיוק לשם כך נוצרו חברות המספקות שירותי משרד לעסקים. החברות הללו מספקות שירותי אדמיניסטרציה למי שאינם יכולים לדאוג לכך בכוחות עצמם ונותנים גם מענה רחב יותר עבור מי שזקוקים לכך בעסק שלהם.

מה השירות שמספקות חברות אדמיניסטרציה במיקור חוץ?

החברות המספקות שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ מעניקות שירותי משרד בסיסיים דוגמת מענה להודעות, קבלת דואר, צילום מסמכים ותיוק שלהם, ארגון של ניירת משרדית וכדומה. מעבר לכך יש גם טיפול בנקודות מפתח נוספות שחשובות לכל בעל עסק קטן (או גדול…).

• שירות לקוחות – שירות של ניהול לקוחות במיקור חוץ עוזר להעניק מענה מהיר לפניית לקוח חדש או קיים, לנהל מעקב אחר הטיפול בלקוח וגם שירות של שימור לקוח קיים.
• ניהול פיננסי – לא כל עסק קטן מחזיק רואה חשבון או שירות הנהלת חשבונות ולכן שירות ניהול כספים במיקור חוץ יכול לעזור במעקב ותיעוד של הכנסות והוצאות, ניהול תזרים מזומנים וגם הכנה של דוחו"ת למע"מ, ביטוח לאומי ומס הכנסה במידת הצורך.
• התנהלות מול ספקים – שירות של ניהול ספקים במיקור חוץ מוריד מבעל העסק את הצורך לבדוק כל הזמן האם הוא מקבל מחיר טוב מהספקים שלו, מעקב אחר השירות שלהם, התנהלות כספית מולם או איתור של ספקים חדשים וכן הלאה.
• העסקת עובדים – נושא חשוב שלא כל בעל עסק קטן מבין לעומק הוא התנהלות מול עובדים שלו. בחלק מהמקרים מדובר על עובדים זמניים או בפרילנסרים מתחומים שונים וטוב שיש שירות ניהול עובדים במיקור חוץ שיכול להתנהל מולם, לבדוק את התפוקה שלהם וגם לעמוד על כך שהם מקבלים את הזכויות הסוציאליות שלהם על פי החוק, כדי למנוע מצבים לא נעימים מהמעסיק בהמשך.

ניתן להבין בקלות שטיפול נכון בכל הנושאים הללו על ידי חברה מקצועית שמבינה בכך, מוריד עומס רב מעצמאי שמנהל עסק קטן ומאפשר לו להתמקד בשיווק העסק, מתן שירות ללקוחות שלו והתעסקות רק בתחום המקצועי שיש לו בו יכולות ויתרון על פני אחרים.

המאמר נכתב בשיתוף עם חברת TIME IS MONEY אשר מעניקה שירותי מנהלת משרד במיקור חוץ לבעלי עסקים, חברות וארגונים.